Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin, zwany dalej "Regulaminem", określa zasady prowadzenia posiedzeń oraz podejmowania uchwał przez Zarząd Fundacji Vis in Unitate, zwanej dalej "Fundacją".
2. Regulamin został opracowany w oparciu o Statut Fundacji oraz obowiązujące przepisy prawa.
3. Zarząd Fundacji, zwany dalej "Zarządem", działa na podstawie przepisów niniejszego Regulaminu, Statutu Fundacji oraz obowiązujących przepisów prawa.
Skład i kompetencje Zarządu
4. Zarząd Fundacji składa się z 3 do 5 członków, w tym Prezesa Zarządu, powoływanych i odwoływanych przez Radę Nadzorczą Fundacji, z wyjątkiem pierwszego składu Zarządu, który został powołany przez Fundatora.
5. Zarząd jest odpowiedzialny za zarządzanie Fundacją, realizację jej celów statutowych, zarządzanie majątkiem oraz reprezentowanie Fundacji na zewnątrz.
6. Do kompetencji Zarządu należy w szczególności:
a) Opracowywanie wieloletnich i rocznych planów działalności Fundacji.
b) Zarządzanie majątkiem Fundacji w sposób zgodny z celami statutowymi.
c) Przyjmowanie subwencji, darowizn, spadków i zapisów.
d) Opracowanie struktur organizacyjnych Fundacji.
e) Powoływanie i odwoływanie kierowników jednostek organizacyjnych Fundacji.
f) Ustalanie planów zatrudnienia i wynagradzania pracowników Fundacji.
g) Podejmowanie decyzji w sprawach niezastrzeżonych dla innych organów Fundacji.
Zwoływanie posiedzeń Zarządu
6. Posiedzenia Zarządu odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał.
7. Posiedzenia Zarządu mogą odbywać się zarówno w formie bezpośredniego spotkania, jak i zdalnie za pomocą rozwiązań elektronicznych umożliwiających komunikację na odległość, takich jak wideokonferencje, telekonferencje czy inne odpowiednie środki komunikacji elektronicznej. Dopuszczalne są także posiedzenia w trybie mieszanym, w których część członków uczestniczy zdalnie, a część na spotkaniu bezpośrednim.
8. Posiedzenia Zarządu zwołuje Prezes, przesyłając informację o terminie ze wskazaniem daty oraz godziny rozpoczęcia i formy posiedzenia. W przypadku posiedzenia zdalnego, informacja musi zawierać dane dotyczące wykorzystywanego systemu komunikacji oraz dane dostępowe. W przypadku spotkania bezpośredniego, informacja musi zawierać miejsce spotkania. W przypadku posiedzenia w trybie mieszanym, informacja musi zawierać wszystkie dane dotyczące obu form uczestnictwa w posiedzeniu. Powiadomienie przesyłane jest pocztą elektroniczną, a w przypadku braku takiej możliwości, listem poleconym, na co najmniej jeden dzień przed planowanym spotkaniem.
9. O posiedzeniu muszą zostać poinformowani wszyscy członkowie Zarządu.
Przebieg posiedzeń Zarządu
10. Posiedzenia Zarządu prowadzi Prezes Zarządu lub, w przypadku jego nieobecności, wyznaczony przez Prezesa członek Zarządu.
11. Posiedzenia mogą odbywać się w formie bezpośrednich spotkań, zdalnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub w trybie mieszanym.
12. W trakcie posiedzeń Zarządu sporządza się protokół, który zawiera: a) Datę i miejsce posiedzenia. b) Listę obecnych członków Zarządu oraz innych uczestników. c) Porządek obrad. d) Przebieg dyskusji, wnioski oraz treść podjętych uchwał. e) Wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami.
13. Protokół z posiedzenia podpisują wszyscy obecni członkowie Zarządu. W przypadku posiedzeń zdalnych protokół może być podpisany za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Podejmowanie uchwał
14. Zarząd podejmuje decyzje za pomocą uchwał zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy swoich członków, chyba że inne postanowienia Statutu lub przepisy prawa stanowią inaczej. Za obecność uważa się uczestnictwo na posiedzeniu zarówno w formie bezpośredniego spotkania, jak i w formie zdalnej.
15. Każdy członek Zarządu ma jeden głos. W przypadku równego rozłożenia głosów decyduje głos Prezesa Zarządu.
16. Uchwały Zarządu mogą być podejmowane również w trybie obiegowym (pisemnym lub elektronicznym) bez konieczności zwoływania posiedzenia, pod warunkiem że wszyscy członkowie Zarządu zostali poinformowani o treści uchwały i wyrazili zgodę na taki tryb głosowania.
17. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, jeśli została podpisana przez wszystkich członków Zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w formie pisemnej.
Protokół z posiedzenia
18. Protokół z posiedzenia Zarządu sporządzany jest przez wyznaczoną osobę, najczęściej Sekretarza Zarządu lub inną osobę wyznaczoną przez Prezesa Zarządu.
19. Protokół powinien być sporządzony w ciągu 7 dni od dnia posiedzenia.
Archiwizacja dokumentacji Zarządu
20. Wszystkie protokoły z posiedzeń Zarządu oraz podjęte uchwały są przechowywane w systemie elektronicznym Fundacji zgodnie z zasadami przechowywania i archiwizacji dokumentacji wewnętrznej Fundacji.
21. Dostęp do protokołów i uchwał Zarządu mają wyłącznie uprawnione osoby, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Fundacji.
Postanowienia końcowe
22. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Zarząd Fundacji.
23. Wszelkie zmiany Regulaminu wymagają formy pisemnej i zatwierdzenia przez Zarząd Fundacji.
24. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Statutu Fundacji oraz obowiązujące przepisy prawa.
| Status dokumentu | Ważny |
| Rodzaj dokumentu | Regulamin |
| Organ tworzący | Zarząd |