§1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady prowadzenia, przechowywania, udostępniania i archiwizowania dokumentacji wewnętrznej w Fundacji Vis in Unitate, zwanej dalej "Fundacją".
2. Regulamin jest zgodny ze Statutem Fundacji oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego, w tym ustawą o fundacjach.
3. Dokumentacja wewnętrzna obejmuje wszelkie dokumenty związane z działalnością Fundacji, w tym regulaminy, procedury, uchwały, sprawozdania, korespondencję oraz inne dokumenty określone w niniejszym regulaminie.
Fundacja prowadzi dokumentację głównie w formie elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym regulaminie oraz wewnętrznych procedurach bezpieczeństwa.
§2. Rodzaje dokumentacji
4. Dokumentacja wewnętrzna Fundacji obejmuje:
a) Dokumenty statutowe i rejestrowe: Statut Fundacji, zmiany statutu, wpisy do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), decyzje organów nadzorczych.
b) Protokoły i uchwały: protokoły z posiedzeń Konwentu, Zarządu i Rady Nadzorczej, uchwały tych organów, decyzje i zarządzenia.
c) Dokumenty finansowe: roczne sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, faktury, rachunki, umowy finansowe, dokumentacja związana z audytami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
d) Dokumenty projektowe: plany projektów, raporty z realizacji projektów, wnioski o dofinansowanie, umowy partnerskie, dokumentacja grantowa.
e) Dokumenty kadrowe: umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, dokumentacja personalna pracowników i wolontariuszy.
f) Dokumenty związane z działalnością operacyjną: raporty, korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna, materiały informacyjne, kampanie promocyjne, materiały edukacyjne.
g) Dokumenty związane z polityką przejrzystości i zapobiegania konfliktom interesów: rejestr potencjalnych konfliktów interesów, dokumenty edukacyjne i informacyjne.
§3. Zasady prowadzenia dokumentacji
5. Dokumentacja Fundacji prowadzona jest w formie elektronicznej, a jej kopie papierowe są skanowane i przechowywane w formie cyfrowej.
Każdy dokument papierowy podlega skanowaniu i jest przechowywany w systemie elektronicznym Fundacji z nałożonym podpisem elektronicznym Prezesa Zarządu lub innej osoby upoważnionej, co potwierdza zgodność z oryginałem.
6. Dokumenty stworzone w formie elektronicznej powinny być podpisane podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za ich przygotowanie.
7. Dokumentacja musi zawierać datę utworzenia, informacje o autorze, oraz numerację umożliwiającą łatwe zidentyfikowanie i wyszukiwanie dokumentu.
8. W przypadku dokumentów związanych z ochroną danych osobowych i polityką prywatności, Fundacja zobowiązuje się do przestrzegania przepisów RODO oraz wewnętrznych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych.
§4. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów
9. Wszystkie dokumenty elektroniczne przechowywane są w zabezpieczonym systemie informatycznym Fundacji, który zapewnia ich integralność, poufność i dostępność.
10. System elektroniczny musi być wyposażony w odpowiednie mechanizmy bezpieczeństwa, w tym regularne kopie zapasowe, szyfrowanie danych oraz systemy ochrony przed nieautoryzowanym dostępem.
11. Dokumenty papierowe, które zostały zeskanowane, mogą być zniszczone po upływie okresu przechowywania określonego w odpowiednich przepisach prawa, chyba że Zarząd zdecyduje o ich dalszym przechowywaniu.
12. Dokumentacja archiwalna jest przechowywana zgodnie z harmonogramem archiwizacji zatwierdzonym przez Zarząd Fundacji i podlega okresowym przeglądom oraz aktualizacjom.
13. Dokumenty finansowe i kadrowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, po czym mogą zostać przeniesione do archiwum Fundacji lub zniszczone zgodnie z wewnętrznymi regulacjami.
§5. Dostęp do dokumentacji
14. Dostęp do dokumentacji wewnętrznej Fundacji mają wyłącznie osoby upoważnione przez Zarząd Fundacji.
15. Udostępnienie dokumentów osobom trzecim może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnej zgody Zarządu Fundacji oraz zgodnie z zasadami określonymi w wewnętrznych procedurach ochrony danych.
16. Każdy pracownik, członek organów Fundacji lub wolontariusz zobowiązany jest do zachowania poufności w zakresie dokumentów, do których ma dostęp, oraz do przestrzegania wewnętrznych procedur ochrony danych osobowych.
§6. Odpowiedzialność za dokumentację
17. Każdy członek organów Fundacji, pracownik i wolontariusz jest odpowiedzialny za prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i ochronę dokumentacji powierzonej mu w ramach obowiązków służbowych.
18. W przypadku zgubienia, zniszczenia lub uszkodzenia dokumentu, osoba odpowiedzialna za dokument zobowiązana jest do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu przełożonemu.
19. Zarząd Fundacji odpowiada za nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji, jej archiwizacją oraz zgodnością z obowiązującymi przepisami prawa.
§7. Postanowienia końcowe
20. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego uchwalenia przez Zarząd Fundacji.
21. Wszelkie zmiany w regulaminie wymagają formy pisemnej i zatwierdzenia przez Zarząd Fundacji.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa oraz postanowienia Statutu Fundacji.
| Status dokumentu | Ważny |
| Rodzaj dokumentu | Regulamin |
| Organ tworzący | Zarząd |