Rozdział I: Postanowienia ogólne
Cel Regulaminu
1. Celem niniejszego regulaminu, zwanego dalej „Regulaminem”, jest określenie zasad opracowywania, realizacji, monitorowania i oceny programów i projektów realizowanych przez Fundację Vis in Unitate, zwaną dalej „Fundacją”, w ramach realizacji jej celów statutowych.
2. Regulamin ma na celu zapewnienie efektywnego zarządzania programami i projektami, zgodnie z zasadami przejrzystości, odpowiedzialności i zrównoważonego rozwoju.
Zakres Regulaminu
3. Regulamin obejmuje wszystkie programy i projekty realizowane przez Fundację, bez względu na ich źródło finansowania, skalę oraz obszar działania.
4. Regulamin obowiązuje wszystkich członków Zarządu, Rady Nadzorczej, pracowników, wolontariuszy oraz inne osoby zaangażowane w realizację programów i projektów Fundacji.
Definicje
5. Program – długoterminowy plan działań Fundacji, mający na celu realizację określonych celów statutowych, składający się z wielu projektów i działań wspierających.
6. Projekt – konkretna lista zadań i działań mających na celu realizację określonego celu w ramach programu, z jasno określonym czasem trwania, budżetem i zasobami.
7. Karta Informacyjna Projektu – dokument zawierający szczegółowe informacje o projekcie, takie jak cele, osoby odpowiedzialne, plan działań, harmonogram, budżet, źródła finansowania, oczekiwane wyniki, wskaźniki sukcesu oraz plan zarządzania ryzykiem.
Rozdział II: Opracowywanie programów i projektów
Zasady opracowywania programów
8. Programy Fundacji są opracowywane jako długoterminowe plany działań, mające na celu realizację strategicznych celów Fundacji, zgodnych z jej misją i wizją.
9. Każdy program powinien zawierać:
a) Ogólny cel programu.
b) Strategię realizacji i plan działań.
c) Harmonogram realizacji programu.
d) Ramy budżetowe na realizację poszczególnych projektów wchodzących w skład programu.
e) Wskaźniki sukcesu i rezultaty.
f) Plan zarządzania ryzykiem.
g) Zasady monitorowania i oceny programu.
Zasady opracowywania projektów
10. Projekty są opracowywane jako konkretne działania mające na celu realizację celów programu w określonym czasie.
11. Każdy projekt musi być opracowany na podstawie szczegółowej Karty Informacyjnej Projektu, która zawiera:
a) Nazwę projektu.
b) Cel projektu i jego zgodność z celami statutowymi Fundacji.
c) Opis zadań i działań do wykonania w ramach projektu.
d) Osoby odpowiedzialne za realizację projektu (koordynator projektu i członkowie zespołu projektowego).
e) Oczekiwane wyniki i wskaźniki ich mierzenia.
f) Planowany budżet projektu, w tym szczegółowe koszty oraz źródła finansowania.
g) Harmonogram realizacji z podziałem na etapy i kluczowe kamienie milowe.
h) Plan zarządzania ryzykiem, w tym identyfikację potencjalnych ryzyk i plan działań zaradczych.
i) Zasady monitorowania i raportowania postępów.
Rozdział III: Realizacja programów i projektów
Zasady realizacji programów
12. Programy są realizowane zgodnie z zatwierdzonym planem działania i harmonogramem.
13. Zarząd Fundacji jest odpowiedzialny za nadzór nad realizacją programów oraz za zapewnienie zgodności działań z celami statutowymi Fundacji.
14. Regularne przeglądy postępów programów są organizowane przez Zarząd Fundacji w celu oceny realizacji celów i wyników.
Zasady realizacji projektów
15. Projekty są realizowane zgodnie z zatwierdzoną Kartą Informacyjną Projektu, planem działania, harmonogramem i budżetem.
16. Każdy projekt ma wyznaczonego koordynatora projektu, który odpowiada za jego realizację, monitorowanie postępów oraz raportowanie do Zarządu Fundacji.
17. Wszelkie zmiany w zakresie realizacji projektów, w tym zmiany w budżecie, harmonogramie lub celach, muszą być zatwierdzone przez Zarząd Fundacji.
Rozdział IV: Monitorowanie i ocena programów i projektów
Monitorowanie programów i projektów
18. Monitorowanie programów i projektów odbywa się regularnie, zgodnie z harmonogramem określonym w planie działania i Karcie Informacyjnej Projektu.
19. Monitorowanie obejmuje: a) Oceny postępów w realizacji działań. b) Analizę wskaźników sukcesu i rezultatów. c) Monitorowanie wydatków i zgodności z budżetem. d) Oceny ryzyk i skuteczności działań zaradczych.
Ocena programów i projektów
20. Ocena programów i projektów odbywa się na zakończenie realizacji oraz w kluczowych punktach kontrolnych, określonych w planie działania i Karcie Informacyjnej Projektu.
21. Ocena obejmuje:
a) Analizę osiągniętych rezultatów w odniesieniu do założonych celów.
b) Oceny efektywności i skuteczności działań.
c) Analizę kosztów i korzyści.
d) Wnioski i rekomendacje na przyszłość.
22. Wyniki oceny są dokumentowane w raportach końcowych, które są przedkładane Zarządowi Fundacji oraz, jeśli to konieczne, Radzie Nadzorczej.
Rozdział V: Postanowienia końcowe
Zatwierdzenie i zmiany regulaminu
23. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Zarząd Fundacji.
24. Wszelkie zmiany w Regulaminie wymagają formy pisemnej i zatwierdzenia przez Zarząd Fundacji.
25. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa oraz wewnętrzne regulacje Fundacji.
| Status dokumentu | Ważny |
| Rodzaj dokumentu | Regulamin |
| Organ tworzący | Zarząd |