Rozdział I: Postanowienia ogólne
Cel i zakres Polityki
1. Celem niniejszej Polityki Transparentności i Zapobiegania Konfliktom Interesów, zwanej dalej „Polityką”, jest zapewnienie, że działania Fundacji Vis in Unitate, zwanej dalej „Fundacją”, są prowadzone w sposób przejrzysty, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami etyki.
2. Polityka ma na celu identyfikację, zapobieganie oraz zarządzanie potencjalnymi konfliktami interesów, które mogą wpłynąć na bezstronność i obiektywizm członków organów Fundacji, pracowników, wolontariuszy oraz współpracowników.
3. Polityka obowiązuje wszystkich członków Zarządu, Rady Nadzorczej, Konwentu, Fundatora, pracowników, wolontariuszy oraz innych osób współpracujących z Fundacją.
Definicje
4. Konflikt interesów – sytuacja, w której osobiste, zawodowe lub finansowe interesy członka organu Fundacji, pracownika, wolontariusza lub innej osoby współpracującej z Fundacją mogą wpływać lub sprawiać wrażenie wpływu na ich bezstronność i obiektywizm w podejmowaniu decyzji w ramach ich obowiązków w Fundacji.
5. Strona trzecia – osoba fizyczna lub prawna, z którą członek organu Fundacji, pracownik, wolontariusz lub inna osoba współpracująca z Fundacją ma osobisty, zawodowy lub finansowy związek, który może prowadzić do konfliktu interesów.
6. Osoba bliska – małżonek, partner, rodzeństwo, rodzic, dziecko, przybrani członkowie rodziny, a także osoby pozostające w stosunku przysposobienia, osoby prowadzące wspólne gospodarstwo domowe lub osoby związane innymi relacjami, które mogą rodzić uzasadnione podejrzenia co do bezstronności decyzji podejmowanych przez członków Fundacji.
Rozdział II: Zasady transparentności.
Zasady ogólne transparentności
7. Fundacja zobowiązuje się do prowadzenia swojej działalności w sposób przejrzysty, zgodny z zasadami etyki oraz obowiązującymi przepisami prawa.
8. Fundacja regularnie publikuje na swojej stronie internetowej: a) Sprawozdania finansowe i merytoryczne. b) Informacje o realizowanych projektach i programach. c) Informacje o składzie organów 9. Fundacji oraz zmianach w ich składzie. d) Zasady przyjmowania darowizn, dotacji i innych form wsparcia.
10. Fundacja prowadzi jawny rejestr interesów członków organów Fundacji, pracowników i wolontariuszy, który jest dostępny do wglądu dla osób zainteresowanych.
Zasady współpracy z darczyńcami i partnerami
11. Fundacja współpracuje z darczyńcami i partnerami w sposób przejrzysty i uczciwy, zapewniając, że wszystkie darowizny i wsparcie finansowe są przyjmowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami etyki.
12. Fundacja nie przyjmuje darowizn ani wsparcia finansowego od podmiotów, których działalność jest sprzeczna z celami i wartościami Fundacji.
13. Wszystkie umowy i porozumienia zawierane przez Fundację z darczyńcami i partnerami są jawne i dostępne do wglądu.
Rozdział III: Zapobieganie konfliktom interesów
Identyfikacja konfliktów interesów
14. Każdy członek organu Fundacji, pracownik, wolontariusz oraz osoba współpracująca z Fundacją zobowiązany jest do zgłaszania potencjalnych konfliktów interesów niezwłocznie po ich zidentyfikowaniu oraz regularnie aktualizować te zgłoszenia w przypadku zmiany okoliczności.
15. Potencjalne konflikty interesów powinny być zgłaszane:
a) W przypadku członków Zarządu – do Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
b) W przypadku Prezesa Zarządu – do Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
c) W przypadku członków Rady Nadzorczej – do Przewodniczącego Konwentu.
d) W przypadku pracowników, wolontariuszy oraz innych osób współpracujących z Fundacją – do Prezesa Zarządu lub wyznaczonego przez niego członka Zarządu.
16. Rejestr zgłoszonych konfliktów interesów jest prowadzony przez wyznaczoną osobę i przechowywany w sposób zapewniający jego poufność.
Zarządzanie konfliktami interesów
17. W przypadku zidentyfikowania potencjalnego konfliktu interesów, osoba odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia (Przewodniczący Rady Nadzorczej, Przewodniczący Konwentu, Prezes Zarządu lub inna wyznaczona osoba) jest zobowiązana do przeanalizowania sytuacji oraz podjęcia odpowiednich działań mających na celu jego wyeliminowanie lub ograniczenie.
18. Działania w przypadku konfliktu interesów mogą obejmować: a) Wyłączenie osoby z udziału w podejmowaniu decyzji związanych z danym konfliktem interesów. b) Przekazanie obowiązków osoby znajdującej się w konflikcie interesów innemu członkowi zespołu. c) Przeprowadzenie dodatkowego audytu lub kontroli w zakresie objętym konfliktem interesów.
19. W przypadkach szczególnie skomplikowanych lub budzących wątpliwości, osoba odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia może zasięgnąć opinii odpowiedniego organu Fundacji lub skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.
Rozdział IV: Procedury dotyczące zatrudniania członków Zarządu i osób bliskich
Procedury zatrudniania członków Zarządu
20. Zatrudnianie członków Zarządu, w tym Prezesa Zarządu, w Fundacji jest możliwe, pod warunkiem zachowania pełnej przejrzystości i zgodności z niniejszą Polityką.
21. Decyzję o zatrudnieniu członka Zarządu podejmuje Rada Nadzorcza, a w przypadku zatrudnienia Prezesa Zarządu, umowę podpisuje Przewodniczący Rady Nadzorczej lub inny wyznaczony członek Rady.
22. W przypadku, gdy osoba zatrudniona w Fundacji jest członkiem Zarządu, jej wynagrodzenie oraz warunki zatrudnienia muszą być zatwierdzone przez Radę Nadzorczą w drodze uchwały.
23. Wszystkie umowy o pracę z członkami Zarządu muszą być szczegółowo uzasadnione, zaprotokołowane i dostępne do wglądu członków organów Fundacji.
Procedury zatrudniania osób bliskich
24. Zatrudnienie osoby bliskiej członka Zarządu, Rady Nadzorczej, Konwentu lub Fundatora w Fundacji wymaga uprzedniego zgłoszenia potencjalnego konfliktu interesów oraz uzyskania zgody Rady Nadzorczej.
25. W przypadku zamiaru zatrudnienia osoby bliskiej Prezesa Zarządu lub innego członka Zarządu, decyzję o zatrudnieniu podejmuje Rada Nadzorcza, a umowę podpisuje Przewodniczący Rady Nadzorczej lub inny wyznaczony członek Rady.
26. Wszelkie decyzje o zatrudnieniu osoby bliskiej muszą być zaprotokołowane, a protokół dostępny do wglądu członków organów Fundacji.
Postępowanie w przypadku konfliktu interesów
27. W przypadku stwierdzenia konfliktu interesów lub potencjalnego konfliktu interesów dotyczącego zatrudnienia członka Zarządu lub osoby bliskiej, sprawa musi być niezwłocznie zgłoszona do Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
28. Przewodniczący Rady Nadzorczej zobowiązany jest do przeanalizowania sytuacji oraz, w razie potrzeby, wyznaczenia niezależnej komisji do oceny zasadności zatrudnienia.
Wyniki analizy lub oceny komisji są przedstawiane Radzie Nadzorczej, która podejmuje ostateczną decyzję w drodze uchwały.
Konsekwencje nieprzestrzegania Polityki
29. Nieprzestrzeganie zasad określonych w niniejszej Polityce może skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych wobec osób, które dopuściły się naruszeń, w tym:
a) Upomnieniem.
b) Zawieszeniem w obowiązkach.
c) Odwołaniem z pełnionej funkcji.
d) Rozwiązaniem umowy o pracę lub współpracę.
30. W przypadku stwierdzenia poważnych naruszeń Polityki Fundacja może podjąć decyzję o zgłoszeniu sprawy odpowiednim organom nadzoru lub ścigania.
Rozdział V: Postanowienia końcowe
Monitorowanie i przegląd Polityki
31. Polityka Transparentności i Zapobiegania Konfliktom Interesów jest regularnie monitorowana i przeglądana przez Zarząd Fundacji w celu zapewnienia jej skuteczności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz najlepszymi praktykami.
32. Przegląd Polityki odbywa się co najmniej raz w roku lub częściej w razie potrzeby.
Wejście w życie i zmiany Polityki
33. Polityka wchodzi w życie z dniem jej zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą Fundacji, po wcześniejszym przyjęciu przez Zarząd Fundacji.
34. Po zatwierdzeniu przez Radę Nadzorczą, Polityka jest przekazywana do Konwentu Fundacji, który dokonuje ostatecznej akceptacji i zatwierdzenia.
35. Wszelkie zmiany w Polityce wymagają formy pisemnej, zatwierdzenia przez Zarząd Fundacji, a następnie zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą i Konwent Fundacji.
36. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian dotyczących wyłącznie wewnętrznych procedur operacyjnych Zarządu, zmiany te mogą być zatwierdzane bezpośrednio przez Zarząd, ale muszą zostać niezwłocznie zgłoszone Radzie Nadzorczej do informacji.
37. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa oraz wewnętrzne regulacje Fundacji.
Struktura hierarchiczna Fundacji
Struktura hierarchiczna Fundacji Vis in Unitate jest następująca:
a) Fundator – najwyższy organ decydujący, odpowiedzialny za powołanie Fundacji i członków Konwentu.
b) Konwent – organ nadzorujący strategiczne decyzje i politykę Fundacji, w tym zatwierdzanie zmian w Statucie.
c) Rada Nadzorcza – organ kontrolny, odpowiedzialny za nadzór nad działalnością Zarządu i przestrzeganiem przepisów prawa oraz Statutu Fundacji.
d) Zarząd – organ zarządzający Fundacją, odpowiedzialny za realizację jej celów statutowych, zarządzanie majątkiem oraz reprezentowanie Fundacji na zewnątrz.
e) Jednostki stworzone przez Zarząd – jednostki operacyjne lub projektowe powoływane przez Zarząd w celu realizacji zadań statutowych Fundacji.
Zatwierdzono przez Zarząd Fundacji: Uchwala NR 1-1-9-24. z dnia 1.09.2024
Zatwierdzono przez Radę Nadzorczą:
Zatwierdzono przez Konwent Fundacji:
| Status dokumentu | W trakcie zatwierdzenia |
| Rodzaj dokumentu | Polityka |
| Organ tworzący | Zarząd |