Rozdział I: Postanowienia ogólne
Cel Polityki
1. Celem Polityki Komunikacji, zwanej dalej „Polityką”, jest ustanowienie zasad i procedur komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w Fundacji Vis in Unitate, zwanej dalej „Fundacją”, w celu wspierania realizacji jej celów statutowych, budowania pozytywnego wizerunku oraz zapewnienia przejrzystości i spójności przekazu.
2. Polityka ma na celu: a) Zapewnienie efektywnej i spójnej komunikacji wewnątrz Fundacji oraz z jej interesariuszami. b) Budowanie i utrzymanie pozytywnego wizerunku Fundacji. c) Zwiększenie zaangażowania pracowników, wolontariuszy, darczyńców i partnerów. d) Zapewnienie przejrzystości działań Fundacji.
Zakres Polityki
3. Polityka obejmuje wszystkie formy komunikacji, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej, w tym: a) Komunikację pisemną (raporty, notatki, e-maile, listy). b) Komunikację ustną (spotkania, telekonferencje, rozmowy telefoniczne). c) Komunikację elektroniczną (strona internetowa, media społecznościowe, newslettery). d) Komunikację wizualną (materiały promocyjne, grafiki, zdjęcia, filmy).
4. Polityka ma zastosowanie do wszystkich członków Zarządu, członków Rady Nadzorczej, pracowników, wolontariuszy oraz innych osób współpracujących z Fundacją.
Definicje
5. Komunikacja wewnętrzna – wymiana informacji i wiedzy pomiędzy członkami Zarządu, członkami Rady Nadzorczej, pracownikami, wolontariuszami i innymi osobami zaangażowanymi w działalność Fundacji w celu skutecznego realizowania jej celów statutowych.
6. Komunikacja zewnętrzna – wszelkie formy komunikacji Fundacji z jej interesariuszami, w tym darczyńcami, partnerami, beneficjentami, mediami oraz społeczeństwem.
7. Interesariusze – osoby lub podmioty mające bezpośredni lub pośredni wpływ na działalność Fundacji, w tym darczyńcy, partnerzy, beneficjenci, media, instytucje publiczne i prywatne.
Rozdział II: Zasady komunikacji wewnętrznej
Zasady ogólne
8. Komunikacja wewnętrzna Fundacji powinna być:
a) Przejrzysta – wszyscy członkowie Zarządu, członkowie Rady Nadzorczej, pracownicy i wolontariusze powinni mieć dostęp do potrzebnych informacji.
b) Regularna – komunikacja powinna odbywać się w sposób regularny i zaplanowany.
c) Dwukierunkowa – Fundacja powinna wspierać dialog i otwartą wymianę informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w jej działalność.
d) Spójna – przekazywane informacje powinny być zgodne z misją, wizją i wartościami Fundacji.
Kanały komunikacji wewnętrznej
9. Fundacja wykorzystuje następujące kanały komunikacji wewnętrznej:
a) Spotkania zespołowe i indywidualne.
b) E-maile i biuletyny wewnętrzne.
c) Tablice ogłoszeń i wewnętrzne platformy komunikacyjne.
d) Intranet Fundacji (jeśli istnieje).
e) Telekonferencje i wideokonferencje.
Procedury komunikacji wewnętrznej
10. Każdy członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej, pracownik i wolontariusz jest zobowiązany do regularnego przeglądania otrzymywanych informacji i uczestnictwa w spotkaniach oraz innych formach komunikacji.
11. Każde spotkanie powinno mieć wyznaczonego moderatora odpowiedzialnego za prowadzenie spotkania oraz przygotowanie i dystrybucję notatek lub protokołów.
12. Ważne decyzje i informacje dotyczące Fundacji są przekazywane wszystkim osobom zaangażowanym w jej działalność przez wyznaczone osoby, najczęściej członka Zarządu odpowiedzialnego za komunikację.
Rozdział III: Zasady komunikacji zewnętrznej
Zasady ogólne
13. Komunikacja zewnętrzna Fundacji powinna być:
a) Przejrzysta i prawdziwa – Fundacja zobowiązuje się do przekazywania rzetelnych i pełnych informacji.
b) Spójna – przekazywane informacje powinny być zgodne z misją, wizją i wartościami Fundacji.
c) Proaktywna – Fundacja powinna aktywnie informować interesariuszy o swojej działalności.
d) Odpowiedzialna – Fundacja zobowiązuje się do przestrzegania zasad etyki w komunikacji.
Kanały komunikacji zewnętrznej
14. Fundacja wykorzystuje następujące kanały komunikacji zewnętrznej:
a) Strona internetowa Fundacji.
b) Media społecznościowe.
c) Newslettery i biuletyny.
d) Publikacje i raporty.
e) Materiały prasowe (komunikaty prasowe, wywiady).
f) Wydarzenia publiczne (konferencje, seminaria, spotkania z darczyńcami i partnerami).
Procedury komunikacji zewnętrznej
15. Wszelkie oficjalne komunikaty i informacje prasowe muszą być zatwierdzone przez Prezesa Zarządu lub osobę wyznaczoną przez Zarząd.
16. Każdy członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej, pracownik i wolontariusz jest zobowiązany do przestrzegania ustalonych zasad komunikacji zewnętrznej, a w szczególności do uzyskania zgody na publiczne wypowiedzi w imieniu Fundacji.
17. Wszelkie pytania od mediów oraz innych interesariuszy powinny być kierowane do wyznaczonego rzecznika prasowego Fundacji lub osoby odpowiedzialnej za komunikację zewnętrzną.
Rozdział IV: Komunikacja kryzysowa
Zasady komunikacji kryzysowej
18. Fundacja zobowiązuje się do przygotowania i stosowania procedur komunikacji kryzysowej na wypadek sytuacji, które mogą wpłynąć na jej reputację lub działalność.
19. W przypadku kryzysu, komunikacja powinna być: a) Szybka – natychmiastowe reagowanie na sytuacje kryzysowe. b) Przejrzysta – przekazywanie pełnych i rzetelnych informacji. c) Skoordynowana – wszystkie wypowiedzi i komunikaty muszą być zgodne i skoordynowane.
Procedury komunikacji kryzysowej
20. W przypadku kryzysu, Prezes Zarządu lub osoba wyznaczona przez Zarząd jest odpowiedzialna za zarządzanie komunikacją kryzysową.
21. Fundacja przygotowuje wcześniej określone procedury na wypadek sytuacji kryzysowych, które są regularnie przeglądane i aktualizowane.
Rozdział V: Monitorowanie i ocena komunikacji
Monitorowanie i ocena efektywności komunikacji
22. Zarząd Fundacji jest odpowiedzialny za regularne monitorowanie i ocenę efektywności działań komunikacyjnych.
23. Wskaźniki efektywności komunikacji obejmują:
a) Liczbę i jakość publikacji w mediach.
b) Zaangażowanie w mediach społecznościowych (np. liczba interakcji, zasięg postów).
c) Liczbę subskrybentów newslettera i stopień otwarć.
d) Wyniki ankiet i feedback od interesariuszy.
24. Wyniki monitorowania są wykorzystywane do doskonalenia strategii komunikacyjnej Fundacji.
Rozdział VI: Postanowienia końcowe
Przegląd i aktualizacja Polityki
25. Polityka Komunikacji jest regularnie przeglądana i aktualizowana co najmniej raz w roku lub częściej, jeśli jest to wymagane przez zmieniające się okoliczności.
26. Wszelkie zmiany w Polityce muszą być zatwierdzone przez Zarząd Fundacji.
Wejście w życie i zmiany Polityki
27. Polityka wchodzi w życie z dniem jej zatwierdzenia przez Zarząd Fundacji.
28. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa oraz wewnętrzne regulacje Fundacji.
| Status dokumentu | Ważny |
| Rodzaj dokumentu | Polityka |
| Organ tworzący | Zarząd |